Dicas para tornar suas reuniões produtivas

 

Quando um líder precisa se comunicar com a sua equipe, uma opção de canal de comunicação que existe à sua disposição é a reunião. Esse é o canal de comunicação mais utilizado pelo líder para transmitir rapidamente informações importantes a equipe. Por meio da reunião o líder consegue enviar a mesma informação ao mesmo tempo para um grupo de pessoas estimulando a colaboração e motivando o grupo a dar opiniões.

Porém, antes de reunir sua equipe para uma reunião, é preciso se perguntar: precisa mesmo de uma reunião? Muitas reuniões são marcadas sem necessidade. É preciso lembrar que ao fazer uma reunião, está na verdade tirando os colaboradores de suas atividades. Mas, se marcou vamos lá:

1. Controle o tempo. Coloque hora para a reunião começar e terminar, e respeite este tempo. Não deixe a reunião se estender, respeite o tempo das pessoas, e o seu. Se a reunião é longa demais, é porque tem coisas que provavelmente não deveriam estar sendo discutidas nessa reunião.

2. Controle o tema. Tenha um objetivo claro para ser discutido nessa reunião e siga um roteiro específico daquela reunião. Tenha poucos temas para serem discutidos em uma mesma reunião. Uma boa reunião é aquela que faz com que todos participantes saiam claramente com uma prioridade a ser resolvida.

3. Controle a conversa. Muitas vezes só alguns se manifestam, ou todos falam ao mesmo tempo. As pessoas que não participam tendem a dispersar, e por causa disso haverá pouca energia no grupo.

4. Controle o objetivo. É importante que todos entendam porque estão na sala fazendo uma reunião. Explicar exatamente porque os colaboradores tem que sair de suas atividades, para ficar com o grupo discutindo um assunto.

5. Controla os convidados. Só convide para a reunião quem realmente pode acrescentar, mesmo que sejam de outros departamentos, devem agregar com opiniões pertinentes sobre o assunto que está sendo discutido.

6. Controle a energia do grupo. É função do líder canalizar a energia da reunião. Ao invés de deixar todos discutindo o problema que está acontecendo, rapidamente direcione todos para pensarem em formas produtivas e positivas para resolver o problema.

7. Controle a frequência. Reunião demais atrapalha e podem claramente diminuir o rendimento da equipe. Reunião de menos também é um problema, porque esfria a comunicação.

8. Peça que alguém participe da reunião com o intuito de criar a ata. Esse resumo do que foi conversado deve ser enviado aos participantes no mesmo dia.

9. Faça o acompanhamento do que foi discutido na reunião. Corre o risco de tudo aquilo que foi discutido durante a reunião ficar esquecido e pouco tempo depois ninguém mais lembrar de nada. As coisas que foram decididas devem ter sequência, devem ser aplicadas e aprofundadas depois da reunião.

10. E por último a dica mais importante. Prepare-se e planeje-se. Tanto faz a reunião longa ou a curta, todas tem que ter o plano de reunião. Para ser produtiva, o líder deve se preparar de forma física, emocional e psicológica e fazer o planejamento do que vai tratar e como será a reunião.

Boa reunião!

Luiz Vicente Dorileo da Silva – “SHIPU”, palestrante, consultor formado em administração com MBA Executivo Internacional e especialista em Marketing. shipumt@hotmail.com